IndividualSoftware

EDV im Maßanzug oder Software von der Stange

Für nahezu jeden Bereich der kommerziellen Datenverarbeitung, gibt es inzwischen Standardsoftware, die durchaus angemessen und den Anforderungen entsprechend erscheint.

Sofortige Verfügbarkeit und ein vermeintlich günstiges Preis/Leistungsverhältnis sprechen dann nicht selten für die "Software von der Stange".

Erst in der Praxis wird dann deutlich, dass der "Standard" nicht ganz dem eigenen Standard entspricht und sich die neue Software nicht nahtlos in die individuelle Arbeitsabläufe und Prozesse integrieren lässt.

Eingeschränkte Konfigurierbarkeit oder gar inkompatible Daten zwingen zur Anpassung oder gar Ausweitung der Arbeitsschritte, kosten Zeit und somit langfristig weit mehr als beim Anschaffungspreis der Standardsoftware eingespart wurde.

Spätestens jetzt erwacht der Wunsch nach einer individuellen Lösung, denn genau hier liegen die Stärken einer Individualsoftware:

• Individualsoftware wird genau entsprechend Ihren Anforderungen erstellt und unterstützt ihre Arbeitsabläufe optimal.
• Einarbeitung und Umstellungen Ihrer Arbeitsgewohnheiten sind daher kaum erforderlich.
• Individualsoftware wächst mit Ihrem Unternehmen und kann für neue Anforderungen einfach erweitert werden.
• Individualsoftware kann in bereits vorhandene Lösungen integriert werden, um zum Beispiel Daten aus anderen Anwendungen zu übernehmen.

Ob nun aber eher eine individuelle oder doch eine standardisierte Software die richtige Lösung ist, hängt wie so oft nicht zuletzt von den Kosten ab und natürlich ist der Anschaffungspreis für eine Standardsoftware, die in hohen Auflagen vertrieben wird, fast immer günstiger als die Entwicklung einer Individualsoftware. Doch muss man die tatsächliche Wirtschaftlichkeit beim Einsatz von Individualsoftware beurteilen und hier gelten die gleichen Kriterien wie für jede Investition: Man wägt Kosten und Nutzen jeder denkbaren Lösung auf mehrere Jahre betrachtet gegeneinander ab.

Typische qualitative und quantitative Faktoren bei der Abwägung zwischen Standard- oder Individualsoftware sind hier zum Beispiel:

• Kosten für Softwareentwicklung oder Anschaffungs- und/oder Lizenzkosten
• Kosten/Einsparungen bei Hardware, Prozess- und Betriebskosten.
• Kosten/Einsparungen bei Personalkosten
  • Schulungs- und Einarbeitungsaufwand
  • Steigerung der Mitarbeiterproduktivität (Optimierung der Arbeitsschritte)
  • Migrationsaufwand (z.B. bei der Neueingabe oder Übernahme von Daten)
• Steigerung der Kundenbindung
• Gewinn von Wettbewerbsvorteilen, Umsatzsteigerung
• Minimierung von Risiko
  • Produktstabilität und Ausfallzeiten
  • Maintenance und Support

Aber natürlich auch "weiche" Faktoren, wie zum Beispiel die sichere Bedienbarkeit und die Mitarbeiterzufriedenheit im Umgang mit dem System.

Als grundsätzliche "Faustregel" gilt, je komplexer die Aufgabenstellung, desto wahrscheinlicher die Notwendigkeit einer individuellen Lösung. Aber es gibt auch Alternativen.

Ergänzende Softwareentwicklung

Nicht selten liegt die Lösung in der goldenen Mitte. Oftmals können vorhandene Standardlösungen mittels individueller Komponenten zur optimalen "Individualsoftware" erweitert werden. Gerade in den Bereichen Datenerfassung, Datenkonvertierung und Auswertung, lassen sich hier meist mit kleinen individuellen Lösungen hervorragende Ergebnisse erzielen.

Beispiel:

Das Standardfakturierungsprogramm beherrschte nicht die vom Finanzamt des Kunden geforderten Abwertungsregeln. Alljährlich zur Inventur musste somit ca. 40.000 Artikel im Lagerbestand manuell in der Fakturierung angepasst werden, was die gesamte Buchhaltung (5 Personen) eine Woche lang beschäftigte.

Unsere individuelle Lösung übernimmt diesen Vorgang nun auf Knopfdruck voll automatisiert und innerhalb weniger Minuten: Ein Backup der originalen Daten wird angelegt. Die Daten werden aus dem Datenbestand der Standardsoftware gelesen, auf Basis der Abwertungsregeln neu berechnet und in den Datenbestand zurück geschrieben. Die für die Inventur relevanten Daten, werden zudem direkt und entsprechend formatiert in einer Excel Tabelle ausgegeben.

Einmalige Entwicklungskosten für diese Lösung 1200,- €.